企业邮箱不同于个人邮箱,企业邮箱是公司经营活动中的沟通工具,邮件内容是企业的数字资产。对!邮件是资产,也是企业的财富!
国内企业不重视企业邮箱的建设和管理,不重视对邮件内容的保存和归档。
如果一个企业,有几十名员工,如果每一个员工都要有一个独立的邮箱,如果不重视邮件内容的安全性,也不重视邮件内容的历史存档,就可以采用租用企业邮箱,如租用网易和腾讯的企业邮箱。
如果你是一个科研公司,或者是一家外贸公司,如果很重视邮件的管理和审查,重视邮件的安全和保密,或者要求邮件永久保存,建议还是自建邮件服务器。
比如一个员工的外贸报价邮件,在发出去之前,上级领导需要审批吗?员工外发商务邮件需要转发一份存档吗,员工收到邮件后,能监督及时处理吗?员工离职后,邮件内容可以归档保存吗?员工恶意删除重要邮件,能找回吗?如何防止员工通过邮件方式对外发送商业机密?或者不允许外发邮件,只能接收邮件,如果你对邮件有很多特殊要求,你租用的企业邮箱就不能满足你的要求。
对于一家研发性的公司,或者是一家外贸公司,或者邮件应用较多的公司,建议还是自建邮件服务器。购买一套邮件系统,架设邮件服务器。服务器可以放在公司内,现在的网速都可以支撑,也可以托管到电信机房。这样的邮件系统一次性投入较大,但总的算下来比租用企业邮箱更便宜。
国内提供邮件系统的公司有几家,如:Coremail 、IGENUS邮件系统等。