任务是Project中最重要的概念之一,它是组成项目的基本元素。在Project项目管理软件中,任务的类型被分为三类,它们分别是固定单位任务,固定工期任务和固定工时任务。
对这些任务类型的认识和了解,项目团队可以充分的协调资源,从而按照项目的工期完成任务。接下来我们分析一下这三类任务类型,在具体用到Project创建项目时,也可以按照项目的要求进行设定。
首先要明白一个概念,任务类型的本质是任务的完成时间与支持任务的资源什么关系。比如一个任务需要在一定的时间内完成,那么对于支持它的资源来说,它的工期和支持它的资源有什么样的关系呢?这就是任务类型要解决的。
固定单位任务是Project默认状态下的任务类型,它的完成完全依赖资源的驱动。就是说,一个任务在一个资源的支持下需要一天时间完成,如果这个任务被同样的两个资源支持,那么它半天就可以完成。
这种现象在项目管理中很普遍,在IT项目管理中,一个信息系统的开发,需要10个人在30天内完成,那么要让它在15天内完成,可能的操作方式就是增加资源,用20个人来换取15天的完成目标,就是这个道理。在Project管理软件中,工时类资源一般都是按照人工每时的方式计算,比如张三在一天有8个小时的工作量,张三和李四两个人一天就有16个小时的工作量,大大的提高了对于一个任务的支持能力,所以任务就会完成的快点。这也解决了资源的冲突,以至于不会在一天把张三分两次或三次来用。
固定工期任务是另一种任务类型,这种类型的任务工期受资源的影响不大,或者没有。在Project管理软件中,这种类型的任务也时常出现。
这种任务类型下,任务完成的工期不受资源的影响,比如,今年国庆大阅兵,从天安门走过的方队军人,无论你是四十个一组,还是六十个一组,这个任务都是在规定的时间内完成,不会因为人员数量的多少而增加或者减少工期。一般在Project制定项目的时候,项目例会就是一个道理,每周下午的例会,无论来的人有多少,这个例会都要作为项目任务中的一个环节来对待,而不因人员的多少推迟或者取消(当然这个会议不重要的话,可以不遵守要求!)。
一般工期为零的任务都被定义为里程碑任务,这里事实上也说明了作为工期为零的任务是完全不受资源左右的,它也是一种特殊的固定工期任务。但是Project中也出现了工期不为零的任务是里程碑任务,虽然在甘特图条形图的标记上任然显示菱形,但它任然是里程碑任务,比如领导考察和参观一个项目,无论人多人少都会考察,而项目组也可以把这个时期定义为里程碑,但事实上领导的到来确实花了半天时间,它的工期不为零。
固定工时任务是少见而又复杂的一种方式,用一个事例来说,在一项任务中,这一项任务需要十天的时间才能完成,张三需要陪伴10天的整个过程,每天都需要全日工作量(8个小时),第五天的时候,张三只能工作两个小时,其他时间有别的安排,那么这个时候可以考虑从其他地方调用资源,这个时候或许你会考虑由另一个人来全权完成剩下的6个小时,单如果大家都没有全权的6个小时呢?你就要考虑让3个人来分别完成两个小时的任务,加起来就是6个小时,当然也可以让6个人来拿出自己的一个小时,完成剩下6个小时的任务。这种方式就是固定工时任务。
在Project中,对于工时类资源的单位定义都是100%,或者150%...300%的方式来定义(自动是50%个单位为一次增长或减少,但手动可以按照10%、20%的方式显示),所以如果按照上面的事例来分析的话,张三在第5天只能安排20%的工作量,那么你就需要考虑从其他地方分别调用身下的4个20%工作量,或者调用剩下的8个10%的工作量,当然也可以直接调用一个80%的工作量来完成,把这种方式就叫做固定工时任务。当然了,具体在Project软件上操作的时候,可能需要你花时间思考,毕竟某些时候电脑的问题还得需要人脑来解决。
对于以上三种任务类型,Project在建立任务,分配资源,确定任务工期的时候都会碰到,任务到底以什么样的方式存在,需要在项目环境和任务完成的方式,资源等众多因素的影响下来实现。一套完整的Project项目计划,是需要精心提炼的。