一、完善制度,加强管理
为了做好档案安全管理工作,我局建立了完善的规章制度,并按照各项制度要求认真抓好落实。一是建立完善档案安全管理责任制,局(馆)主要领导与分管领导、分管领导与科室负责人,科室负责人与工作人员,层层签订了《档案安全目标责任制》。二是制定了档案鉴定、档案资料保管、档案保密、档案资料利用、档案馆消防安全管理等各项工作制度。三是为建立健全应对突发性重大灾害紧急处置机制,提高档案馆的安全保障和救灾能力,最大限度地减少灾害损失,成立了档案局(馆)档案安全领导小组,制定了《**市档案馆突发事件应急处置预案》。
二、强化措施,消除隐患
我局(馆)在具体工作中,强化了以下四项措施,以防止出现各种隐患。
一是在日常管理中,坚持实行档案库房专人保管,专人查阅,非本局(馆)人员,不准进人库房。经过近段时间的大检查,市档案局(馆)墙体坚固,无开裂及漏渗水现象,档案库房、档案柜、电源线、灭火器等相关设施设备完好,实体档案无发生有损现象。馆内设有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等“八防”设施,档案保密人员每天坚持记录库房温度、湿度,确保现存档案无霉变、褪色、破损等现象。
二是每天检查库房安全情况,下班前检查门窗是否关好,电源是否关闭。节假日前,召开全体人员会议,专门对档案安全工作明确分工,提出具体求。安全领导小组人员进行安全大检查,对档案库房、用电线路等进行重点检查,排除隐患,并做好安全检查记录。三是档案资料借阅实行专人负责,认真执行档案资料借阅制度,定期清点催还归位,做到帐、表、档、数据相符。认真做好检查工作记录,对检查中发现的问题和隐患,采取有力措施,抓好整改,真正做到责任到人,措施到位,防止各种危害档案安全事件及其他重特大事故的发生。
四是 做好档案安全培训、宣传工作。市档案局每年定期对相关人员进行档案应急消防培训、演练和档案安全宣传工作。
三、存在的问题
虽然档案安全管理取得了不错的成效,但因档案基础设施滞后,也存在着以下几方面的问题:一是馆室面积不足,库存档案密集架排列较紧;二是库房、检索工具室无抽湿机;三是接待查阅室、档案整理室不足;四是数字化平台滞后等,针对检查的具体情况及存在的问题,我们将进行全面的整改。
四、整改措施
一是 针对检查出现的问题提出整改措施。对老化、破损、绝缘不良、容易引起火灾的电线及其它陈旧的电气设备、消防设施及时更换、改造,对破损霉变长虫的档案及时进行抢救,切实采取措施,确保档案不受任何损失。二是认真组织和做好档案安全的宣传、教育和培训工作。进一步强化档案工作人员的安全意识、责任意识,克服麻痹思想和侥幸心理,更好地掌握档案安全防护常识和技术操作规范,特别是档案目录数据和电子档案安全保管的操作技能。在档案管理和提供利用过程中,正确处理档案管理、利用与保密、保护之间的关系,防止档案机械损伤、丢失、污染、泄密,严格遵守国家有关档案开放的规定,严禁擅自扩大开放利用范围。做好档案目录数据库和电子档案的安全保管工作。防止电脑病毒侵害和信息丢失现象的发生,特别是上了互联网的档案馆(室)更严加防范,严防网上泄密和他人通过网络窃密,确保档案的安全和完整。
五、下步打算
下一步市档案局(馆)将在“十三五”期间采取以下措施,进一步推进我局(馆)应急体系建设规划实施工作再上新台阶。
一是强化制度,全面落实责任。 按照分级负责、条块结合的原则和“一岗双责”的要求,重点落实领导责任制,层层抓好落实,将档案安全管理工作一抓到底。二是突出重点,推进常态管理。第一抓好档案应急预案编制的完善。进一步抓好应急管理业务培训,不断修订完善应急预案,增强预案的针对性和可操作性,初步形成较为完善的预案体系。第二抓好应急演练和宣传。有计划组织档案消防应急演练,同步加大对档案安全管理的宣传力度,提高民众面对危机的自救能力和专业人员的应急处置能力。第三抓好日常监管,建立健全档案安全长效监管机制。三是强化管理,加快队伍建设。加强应急队伍的建设管理,开展教育培训,严明组织纪律,强化协调联动,提高合成应急、协同应急能力。
档案局关于应急体系建设规划实施情况的报告范文