在888A签证的申请材料中，邮件是证明申请人日常管理中的重要材料，那么该如何把邮件写的更加规范地道呢？在本篇文章中，桂冠签证专家教您如何写出一封优质的邮件。“Respect the client by saving his time” ，邮件的三个基本宗旨是：效率、清晰、礼貌，在商务邮件交往中，重要的是清晰明确地表达自己的意思，方便收件人理解。
01收件人
选择收件人时，要区分发送（To）、抄送（CC）、密送（BCC）的不同。发送（To）的人是要受理这封邮件的主要收件人，理应对这封邮件予以回复；而抄送（CC）的人只是需要知道这封邮件，而没有必要一定去回复；密送（BCC），即收件人不会知道你发给了BCC的人，一般情况下不会使用。
02主题Subject
首先邮件主题不能空白，要简短概括出邮件的内容和重要性，方便对方能够快速检索邮件、筛选垃圾邮件。邮件主题要简单明确，表达出内容的重要性，如果主题中有关键词需要突出，可以添加符号加以着重，例如【】，如果邮件紧急，可以在邮件开头注明【Urgent】字样。
03
开头称呼与问候
一封邮件如何开头，决定了它的语调，也会让收件人对你形成既定印象，同时也能决定对方是否会继续阅读。邮件怎样开头与收信对象是谁有关。在和陌生人第一次联系时，用「Dear XXX」作为称呼最为保险和正式。双方熟悉后，可以用「Hi」作为开头，如果想再稍微正式一点，后面可加上对方的姓，如「Hi Mrs. Smith, …」。当对某个群体发邮件时，可以用「Dear All」作为开头称呼。
04
正文
首先，写正文的时候要直奔主题，把最重要的事情放在最前面。内容应简明扼要，多用短句，避免文字中出现歧义，如果内容复杂，也可以通过图片、表格、链接等形式加以说明，尽可能让信息传达高效，尽量多去使用陈述语句，而少使用感情色彩强烈的词语。其次，多用点少用面，避免多个大段的出现。一封通俗易懂的邮件，多会按要点进行分条叙述，1，2，3......言简意赅，逻辑清楚，以重要性和紧急程度排序。最后，正文中的标点符号也是需要注意的，避免中英文标点混用，并且注意避免感情强烈的符号，比如感叹号。
05
结束
邮件的最后要对收件人表示感谢，比如结尾部分可用「Thanks again」来表达感谢。邮件结尾要有署名，一般用「Best regards、Sincerely」等然后另起一行加上自己姓名。邮件设置的签名档也很重要，方便收件人找到你的联系方式，所以这里要清晰地标明你所在的公司、部门、职位、联系方式，字体可以比正文稍小。
06
附件
如果邮件有附件，正文里一定要有对附件的提示，并且要对附件有一定的说明，同时附件的命名也应概括文件内容。如果文件格式特殊，也有必要说明附件可用什么工具打开。附件的数目不宜超过4个，如果过多可以使用压缩包传输。
07
邮件中常用语句
表达邮件的目的，一般用于正文开头：I am writing to inquire…I am writing in reference to…I am writing to confirm/ enquire/ inform you…Thank you for your email…Thank you for reaching out to us regarding …提醒收件人查看附件：Attached please find the latest information on…结尾感谢并期待对方的回信：If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me...Thank you for your time and consideration...I look forward to hearing from you...结尾落款Sincerely,Yours Sincerely,Regards,Best Regards/Best Wishes,
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